Stellenbeschreibungen unter KI neu schneiden. Vorgehen im Mittelstand

In vielen Industriebetrieben arbeiten Menschen längst mit Assistenzsystemen, im Personalordner liegt aber weiter die Stellenbeschreibung aus der Zeit davor. Die Angebotskalkulation läuft teilautomatisiert, in der Produktionssteuerung sind die Erfassungsanteile kleiner geworden, und das Profil nennt davon nichts. Sichtbar wird der Abstand bei Einarbeitung, Vertretung und Zielvereinbarung.

Dieser Beitrag beschreibt das Vorgehen, mit dem Sie bestehende Stellen neu zuschneiden. Er beginnt beim Aufgabeninventar, beziffert danach Wegfall, Verschiebung und Neuanteil und endet bei einem kurzen Profil, das Einarbeitung und Vertretung trägt. Die größere Einordnung von Arbeit, Rollen und Führung steht im Leitfaden zur Arbeitsorganisation unter KI.

Ein Stellenzuschnitt unter KI beginnt beim Aufgabeninventar, der Titel steht am Ende. Das Vorgehen zerlegt jede betroffene Stelle in einzelne Tätigkeiten, beziffert Wegfall, Verschiebung und Neuanteil und schreibt daraus ein kurzes Profil mit Prüfpflicht und Eskalationsweg. sensified.ai begleitet den ersten Durchlauf mit einem Domänenexperten aus Ihrem Haus. Das World Economic Forum erwartet bis 2030 rund 39 Prozent veränderte Kernkompetenzen.

• Was: ein Vorgehen zum Neuzuschnitt bestehender Stellen unter KI-Einsatz.
• Wer profitiert: Geschäftsführung, CIO und Personalleitung in Industriebetrieben mit 250 bis 2.000 Mitarbeitern.
• Welches Ergebnis: bezifferte Tätigkeitsanteile und ein Profil, das Einarbeitung und Vertretung trägt.

Quelle: sensified.ai, strategische KI-Leitung für den Mittelstand, 2026.

Die IAB-Zahl quantifiziert ein technisches Potenzial. Das IAB ordnet sie selbst so ein und beschreibt, dass sich Berufsbilder in ihren Tätigkeitsanteilen verschieben.

Drei Fakten für die Einordnung:

• Der Abstand zwischen Profil und Arbeit entsteht auf der Ebene einzelner Tätigkeiten.
• Ein Neuanteil entsteht mit dem ersten System, weil Ausnahmen und Prüfungen Arbeit sind.
• Ein Stellenprofil ist ein Führungsinstrument, an dem die Vertretungsregel und der Eskalationsweg hängen.

Quelle: sensified.ai, Einordnung aus der strategischen KI-Leitung im Mittelstand, 2026.

Warum alte Stellenbeschreibungen unter KI zum Risiko werden

Ein Profil verliert den Kontakt zur Arbeit schrittweise. Zuerst verschwinden einzelne Handgriffe, dann verschiebt sich der Schwerpunkt einer Aufgabe, und irgendwann stimmt die Reihenfolge der Prioritäten nicht mehr. Spätestens bei einer Neubesetzung wird der Abstand sichtbar, und dann verhandeln alle Beteiligten unter Zeitdruck.

Der Abstand entsteht auf Aufgabenebene

Aussagekräftig wird der Befund auf der Aufgabenebene, weil KI selten eine Stelle als Ganzes trifft. Eine in einer Kurzstudie des Fraunhofer IAO referenzierte Untersuchung von Eloundou und Kollegen kommt für die USA auf rund 80 Prozent der Beschäftigten, bei denen mindestens 10 Prozent der Arbeitsaufgaben von generativer KI betroffen sein könnten. Bei rund 19 Prozent liegt der Anteil bei mindestens der Hälfte der Aufgaben.

Gezählt werden dabei Arbeitsaufgaben, und auf dieser Ebene gilt der Wert. Die Bestandsaufnahme setzt deshalb an den Aufgaben an, und die Stellenzahl bleibt eine Frage für einen späteren Schritt.

Was zuerst kippt und was bleibt

Die Richtung ist gut belegt. In der Unternehmensbefragung des Fraunhofer IAO erreichen Datenanalyse-Tätigkeiten einen Mittelwert von 4,3 auf einer Fünfer-Skala für die erwartete Veränderung, Routine-Sachbearbeitung liegt bei 4,0. Kreative Tätigkeiten kommen auf 2,7, empathische auf 2,4.

Für ein Profil heißt das, dass Abstimmung, Beurteilung und Kundenkontakt den Schwerpunkt der Stelle tragen. Erfassung, Zusammenstellung und Standardauskunft übernimmt zunehmend ein System. Welche Anforderung daraus folgt, hält das Aufgabeninventar je Tätigkeit fest.

Im Betrieb zeigt sich ein veraltetes Profil an drei Stellen, an denen Führungskräfte mit ihm arbeiten. Eine Einarbeitung folgt einer Aufgabenliste, die die Arbeit nicht mehr trifft, eine Vertretungsregel benennt Tätigkeiten, die längst ein System übernimmt, und eine Zielvereinbarung misst Anteile, die im Alltag kaum noch vorkommen.

Das Profil, das die Arbeit einholt

Wenn Tätigkeiten aus einer Stelle an ein System gehen, beschreibt die alte Stellenbeschreibung eine Arbeit, die es so nicht mehr gibt. Der Zuschnitt gehört deshalb vor die nächste Neubesetzung.

Gemeint ist ein Durchlauf in einem einzelnen Bereich, mit festem Termin und einem Ergebnis, das jemand abnimmt. Das ganze Haus kommt später.

Take-away: Veraltete Profile entstehen Tätigkeit für Tätigkeit, und genau auf dieser Ebene setzt der Zuschnitt an.

Das Aufgabeninventar als erster Schritt

Das Inventar ist eine Liste der Tätigkeiten einer Stelle. Sie bleibt so ausführlich, dass jeder wiederkehrende Handgriff eine eigene Zeile bekommt, und so kurz, dass jemand sie pflegt. Wer „Auftragsabwicklung“ in eine einzige Zeile schreibt, hat die Arbeit nicht sichtbar gemacht.

Vier Angaben je Tätigkeit

Für jede Zeile schlagen wir vier Angaben vor:

• Zeitanteil in Prozent der Arbeitszeit, geschätzt und im zweiten Durchlauf korrigiert.
• Häufigkeit, also täglich, wöchentlich oder monatlich.
• Fehlerkosten, wenn die Tätigkeit falsch ausgeführt wird, in einer groben Klasse von gering bis kritisch.
• Entscheidungsanteil, also ob die Tätigkeit eine Beurteilung verlangt oder einer Regel folgt.

Die vierte Angabe trägt später den größten Teil der Arbeit. Tätigkeiten mit hohem Entscheidungsanteil bleiben bei Menschen, verändern aber ihre Form, weil ein Vorschlag aus dem System schon auf dem Tisch liegt. Tätigkeiten mit niedrigem Entscheidungsanteil und geringen Fehlerkosten sind die Kandidaten für den Wegfall.

Wer die Angaben liefert

Das Inventar entsteht im Gespräch. Die Führungskraft beschreibt die Stelle aus der Steuerungssicht, die Stelleninhaber beschreiben denselben Arbeitstag aus der Arbeitssicht, und die Abweichung zwischen beiden Beschreibungen ist der interessanteste Teil des Materials. Im Gespräch wird diese Abweichung hörbar, weil beide Seiten ihre eigenen Worte verwenden. Wir erheben das Inventar deshalb in Gesprächen.

Eine Angabe kommt aus der IT, und sie ist Aufgabe des CIO. Er bestätigt je Zeile, welches System im Einsatz ist, wo dessen Grenze verläuft und welcher Anteil der Tätigkeit heute assistiert läuft. Ohne diese Bestätigung bleibt der Zuschnitt eine Schätzung aus dem Fachbereich, und die Prüfpflicht im Profil steht später auf weichem Grund.

Beginnen Sie in einem Bereich, in dem bereits ein System läuft. Wählen Sie so viele Stellen, dass sich das Raster wiederholt und der Aufwand überschaubar bleibt. Nach oben grenzt sich das Inventar deutlich ab. Es beschreibt Tätigkeiten in bestehenden Stellen. Die Governance-Rollen entstehen in einem eigenen Verfahren. Wer beides in ein Dokument packt, bekommt eine Prozesslandkarte, die niemand pflegt.

Das Fraunhofer IAO arbeitet in seinem Szenario-Report zu KI-basierten Arbeitswelten mit dem Gestaltungsziel, Tätigkeitsprofile lernförderlich zu halten. Für das Inventar folgt daraus eine kleine Ergänzung. Notieren Sie bei jeder Tätigkeit, die an ein System geht, welche Lerngelegenheit damit aus der Stelle verschwindet.

Take-away: Vier Angaben je Tätigkeit tragen den Zuschnitt, und die Angabe zu System und Systemgrenze kommt vom CIO.

Wegfall, Verschiebung und Neuanteil beziffern

Mit dem Inventar in der Hand wird der Zuschnitt eine überschaubare Rechenaufgabe. Jede Tätigkeit bekommt in diesem Vorgehen eine von drei Markierungen, und die Summe der Zeitanteile zeigt, wie stark sich die Stelle bewegt.

Die drei Bewegungen

Wegfall trifft Tätigkeiten, die vollständig an ein System gehen. In der Angebotskalkulation ist das häufig das Zusammensuchen von Preisen, Stücklisten und Vorgängerangeboten. Verschiebung trifft Tätigkeiten, die bleiben, deren Richtung sich aber dreht. Aus dem Erstellen einer Kalkulation wird das Prüfen einer vorgeschlagenen Kalkulation, und die dafür nötige Kompetenz steigt. Neuanteil sind Tätigkeiten, die es vorher im Profil nicht gab.

Der Neuanteil wird übersehen

Die dritte Bewegung fehlt in Entwürfen leicht. Ein System erzeugt Ausnahmen, und jemand muss sie behandeln. Ergebnisse brauchen eine Prüfung, bevor sie das Haus verlassen, und Stammdaten brauchen Pflege, damit die Vorschläge brauchbar bleiben.

Diese Anteile landen ohne Beschluss bei den Menschen, die sowieso schon genau hinsehen, und sie tauchen in keiner Kapazitätsrechnung auf. Wie solche Arbeit entsteht, die niemand gebucht hat, ist ein eigenes Thema und lohnt den Blick vor dem nächsten Rollout.

Die Größenordnung der Bewegung ist erheblich. Das World Economic Forum erwartet im Future of Jobs Report 2025, dass sich bis 2030 rund 39 Prozent der Kernkompetenzen in bestehenden Berufen verändern. Das IAB weist für Deutschland ein durchschnittliches Substituierbarkeitspotenzial von 62 Prozent in Fachkraftberufen aus und ordnet die Zahl selbst als technisches Potenzial ein. Nach dieser Lesart verschieben sich die Tätigkeitsanteile innerhalb der Berufsbilder.

Eine Tätigkeit von der alten Zeile bis ins neue Profil

Das folgende Beispiel ist konstruiert und stammt aus keinem Mandat. Es zeigt, wie eine einzelne Zeile aus dem Inventar durch die drei Bewegungen läuft und was davon im Profil landet.

Die Tätigkeit besteht jetzt aus Prüfung, Begründung und einem Neuanteil, der Arbeitszeit kostet, die vorher niemand eingeplant hatte.

Take-away: Drei Markierungen je Tätigkeit machen die Bewegung einer Stelle sichtbar, und der Neuanteil gehört zwingend dazu.

Das Muster für eine Stellenbeschreibung unter KI

Das Profil bleibt kurz, weil ein kurzes Dokument gelesen und gepflegt wird. Sechs Felder reichen dafür. Das folgende Muster dient als Ausgangspunkt für den betrieblichen Zuschnitt.

Das Feld, das die meiste Sorgfalt verdient

An Feld vier zeigt sich, ob das Profil im Alltag trägt. Tragfähig wird es, wenn dort steht, welcher Anteil der Arbeit assistiert läuft, wer das Ergebnis prüft und was bei einer Abweichung geschieht. Ein Satz wie „nutzt KI-gestützte Werkzeuge“ lässt alle drei Angaben offen.

Diesen Teil nimmt der CIO ab. Er bestätigt den technischen Eskalationsweg, und er sagt, wie die Stelle weiterarbeitet, wenn das System nicht verfügbar ist. Damit trägt das Profil eine Zusage, auf die sich die Führungskraft im Störungsfall berufen kann.

Das Feld, an dem sich das Profil bewährt

„Ein Profil hält im Alltag, wenn drei Angaben darin stehen: welcher Anteil der Arbeit assistiert läuft, wer das Ergebnis prüft und was bei einer Abweichung geschieht.“

Berthold Kellner, Gründer & Geschäftsführer, sensified.ai. Praktisch heißt das, Feld vier vor dem Beschluss einmal mit dem CIO durchzugehen.

Zwei Felder kommen aus anderen Entscheidungen

Feld fünf und Feld sechs füllt der Personalbereich nicht allein. Wer über Einsatz, Freigabe und Abschaltung eines Systems entscheidet, gehört in eine Rechte-Matrix, und dazu steht mehr im Beitrag zu Entscheidungsrechten zwischen Geschäftsführung, CIO und Fachbereich. Welche Kompetenz jemand nachweisen muss und welcher Weg dorthin führt, gehört zu Entwicklungs- und Karrierepfaden und wird im Profil nur benannt.

Take-away: Sechs Felder tragen ein Profil, und Feld vier hält den assistierten Anteil, die Prüfung und den Weg bei einer Abweichung fest.

Der Zuschnitt im Betrieb

Ob die Betroffenen ein Profil mittragen, zeigt sich an der Reihenfolge. Ein Profil, das ohne Beteiligung entsteht, liest sich für die Betroffenen wie eine Bewertung ihrer Person.

Reihenfolge im ersten Bereich

1. Bereich auswählen, in dem bereits ein System läuft, und die betroffenen Stellen benennen.
2. Aufgabeninventar in Gesprächen erheben, Führungssicht und Arbeitssicht getrennt notieren, Systemgrenzen und assistierte Anteile vom CIO bestätigen lassen.
3. Wegfall, Verschiebung und Neuanteil markieren und die Zeitanteile zusammenrechnen.
4. Profil-Entwurf schreiben und von den Stelleninhabern gegenlesen lassen.
5. Technische Abnahme durch den CIO, danach Beschluss in der Geschäftsführung und Übernahme in Einarbeitung und Vertretungsregel.

Drei Fallstricke

Der erste ist die Titelinflation. Neue Bezeichnungen wirken nach außen modern und lösen innen Erwartungen an Einstufung und Vergütung aus, obwohl sich die Arbeit selbst kaum verändert hat.

Der zweite ist das Profil als Verhandlungsdokument. Sobald Zuschnitt und Entgeltfrage im gleichen Termin liegen, verschiebt sich das Gespräch von der Arbeit auf die Stufe, und die inhaltliche Klärung fällt aus.

Der dritte ist der Wunsch, alle Bereiche gleichzeitig zu erfassen. sensified.ai fährt den Durchlauf bereichsweise, weil die Fragen und die Angaben je Tätigkeit nach dem ersten Bereich feststehen.

Ein Wort zur Abgrenzung. Der Zuschnitt berührt Fragen der Mitbestimmung und des Datenschutzes, und deren Bewertung gehört zu Ihren Juristen. In Ihrer Hand bleibt die Struktur der Analyse, und die fällt leichter, wenn sie auf Rollenebene bleibt.

Der ruhige Zuschnitt

Ein Stellenprofil ist ein Führungsinstrument und beschreibt Aufgaben, Verantwortungen und Eskalationswege.

Wer das Verfahren auf dieser Ebene hält, führt mit den Stelleninhabern ein Gespräch über die Arbeit und ihre Anforderungen.

Take-away: Wer die Stelleninhaber vor dem Beschluss einbezieht und in einem Bereich anfängt, erkennt an der ersten Zielvereinbarung, ob das Profil im Alltag trägt. Der Titel steht am Ende.

Nächste Schritte

Der Einstieg bleibt klein. Ein Bereich, in dem bereits ein System läuft, genügt für den ersten Durchlauf, und Sie sehen danach, ob das Raster in Ihrem Haus trägt.

1. Strategiegespräch, 30 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsdruck. Wir ordnen ein, welcher Bereich sich für den ersten Durchlauf eignet und welche Systeme dort bereits Aufgaben übernehmen.
2. Aufgabeninventar in einem Bereich. Gespräche mit Führungskraft und Stelleninhabern, vier Angaben je Tätigkeit, Systemgrenzen vom CIO bestätigt.
3. Muster-Profil und Beschluss. Bewegungen beziffert, Profil geschrieben, gegengelesen, technisch abgenommen und in der Geschäftsführung beschlossen.

Sie entscheiden nach jedem Schritt neu.