Warum KMUs sich für uns entscheiden

Erfolgsgeschichten aus dem Mittelstand

Case -1

Handwerk

Ein zweiköpfiges Empfangsteam kämpfte täglich mit Anrufspitzen und Rückruflisten. Viele Anfragen blieben bis nach Feierabend liegen, Angebote verzögerten sich und Techniker wurden durch Ad-hoc-Telefonate aus Einsätzen gerissen. Ziel war es, Anrufe strukturiert aufzunehmen, Termine direkt zu vergeben und Standardanliegen ohne Medienbrüche ins System zu bringen.

  • Ausgangslage

    Zwei Leitungen, Peak zur Mittagszeit, verspätete Rückrufe, Angebote zu spät.

  • Lösung

    KI-Telefonagent + Postfach-Triage + Automation „Angebot bis Rechnung“.

  • Stack

    Microsoft 365, Teams, Lexoffice, HubSpot, n8n.

  • Rollout

    Pilot 2 Wochen, Feinschliff 2 Wochen, leichter Betrieb.

Ergebnisse (8 Wochen)

  • +18 gebuchte Termine pro Woche
  • Angebotsdurchlauf: 2 Tage → Gleicher Tag
  • ~1,1 h/Tag Adminaufwand gespart
  • Erste Antwort < 60 s, weniger No-Shows
Zitat

„Zur Mittagszeit geht nichts mehr verloren. Wir gewinnen jede Woche spürbar mehr Termine.“

Markus L.

Inhaber
Case -2

Immobilienverwaltung

Das Empfangsteam verarbeitete täglich lange Telefonlisten mit wiederkehrenden Fragen zu Störungen, Hausmeisterterminen und Schlüsselübergaben. Viele Anliegen waren Standardfälle, dennoch gingen Tickets verloren oder wurden spät angelegt. Gleichzeitig fehlte eine konsistente SLA-Steuerung über Standorte hinweg. Ziel war es, Anrufe strukturiert zu erfassen, Standardfragen sofort zu beantworten und Tickets mit klaren Fristen automatisch zu erstellen.

  • Ausgangslage

    Hohe Anruflast, viele Standardfragen, unklare Aufgabenverfolgung.

  • Lösung

    KI-Telefonagent mit Wissensbasis, Ticketanlage, SLA-Überwachung.

  • Stack

    Microsoft 365, SharePoint, Pipedrive, Teams, Zapier.

  • Rollout

    Pilot 2 Wochen, wöchentliche Verbesserungen über 6 Wochen.

Ergebnisse (12 Wochen)

  • 42 % der Anrufe ohne menschliche Übergabe gelöst
  • First Response: 6–8 Min → < 60 s
  • ~23 h/Monat Empfang/Admin gespart
  • SLA-Verstöße pro Monat: −55 %
Zitat

„Unsere Standardfälle laufen endlich durch. Von der E-Mail bis zur Rechnung ohne doppelte Eingaben.“

Jonas S.

Geschäftsführer
Case -3

Klinik- & Studioverbund

Mehrere Standorte mit unterschiedlichen Teams, uneinheitlichen Abläufen und wenig lokaler Sichtbarkeit. Termine wurden häufig telefonisch vereinbart, Neupatientinnen und -patienten hatten wiederkehrende Fragen und das Onboarding neuer Mitarbeitender variierte je Standort. Ziel war es, lokales Auffinden zu verbessern, Intake/Onboarding zu standardisieren und wiederkehrende „How-to“-Anfragen in kurze, leicht konsumierbare Videoantworten zu überführen.

  • Ausgangslage

    Neue Standorte, schwache lokale Sichtbarkeit, uneinheitliches Onboarding.

  • Lösung

    Local + LLM SEO, KI-Avatare für Intake, Onboarding und How-tos.

  • Stack

    WordPress, Google Unternehmensprofil, Search Console, Descript, LMS.

  • Rollout

    SEO-Pilot 4 Wochen, Avatar-Pilot 2 Wochen, gemeinsamer Fahrplan.

Ergebnisse (10 Wochen)

  • Anrufe über Maps: +37 %
  • Intake-Zeit pro Neupatient: −22 %
  • Abschlussrate Onboarding-Videos: 74 %
  • Wiederkehrende „How-to“-Tickets: −28 %
Zitat

„Patienten finden Antworten sofort. Die Anruflast ist gesunken, das Team kann sich auf Behandlungen konzentrieren.“

Anna K.

Praxismanagerin
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